遗留系统和流程几乎影响政府的方方面面。虽然您可能知道遗留系统会对安全性和效率产生负面影响，但您可能不太清楚旧流程对政府支出管理产生的直接负面影响。
尤其是，围绕员工发起的支出的流程需要更新，以实现更高效、更全面的支出管理。从本质上讲，员工发起的支出是指员工有权花钱购买的、雇主负责支付的任何费用。这种支出可能是不需要采购订单的办公用品、员工的本地里程费用或与国际商务旅行相关的任何费用。这种支出是所有部门固有的，但随着州和地方政府面临资金减少，了解和控制员工发起的支出对他们来说变得越来越重要，因为这会影响其机构的整体财务状况。
为了更好地了解这些挑战以及州和地方政府如何克 芬兰电话号码 服这些挑战，GovLoop 采访了 Concur 公共部门高级销售总监马特·吉本斯 (Matt Gibbons)，Concur 是一家提供基于云的旅行和费用管理解决方案的公司。
如今，许多州和地方政府的系统和流程都已过时，许多政府仍在使用纸质流程来收集有关员工发起的支出的信息。“这给州和地方政府带来了一系列挑战，因为这些系统严重依赖手动流程，而这些流程通常需要更长的时间才能完成，而且当你开始增加人力资本时，成本会更高，”吉本斯解释道。
除了人工流程的负担外，过时的系统还使机构难以满足有关如何使用纳税人资金的合规要求。“如果你不了解支出的详细情况，你就无法报告，这会造成报告空白，从而产生问题，”吉本斯说。
收集员工发起的支出数据对于州和地方机构来说尤其重要，因为这是政府支出中最大的交易方面之一。通过旅行和采购卡，政府授权员工外出消费一定金额。但是，机构仍然需要了解合规和报告要求的支出细节，这对州和地方政府来说历来是一个挑战，因为他们必须遵守的政府规定范围很广。
Gibbons 解释道：“获取信息并让员工通过手动流程将数据输入系统非常繁琐、耗时且容易出错。”相反，利用允许数据无缝回流到 ERP 系统的自动化系统可以为组织带来显著优势。
Concur 提供自动化解决方案，允许各种规模的州和地方实体通过单一平台管理员工发起的支出，该平台将机构现有的 ERP、人力资源和会计系统连接起来，形成机构支出的完整视图。将所有数据整合在一起只是管理员工发起的支出的一部分。要使支出管理解决方案真正为机构服务，它应该灵活、可扩展并与政策挂钩，以确保合规性并最终成功实施解决方案。
作为一款基于云的软件即服务 (SaaS) 解决方案，机构无需投资额外的基础设施即可使用 Concur Travel and Expense。“组织只需几个月即可建立我们的解决方案，”Gibbons 说道。“因此，机构无需为新软件和硬件环境投入大量前期费用。”这使得采用该解决方案的机构能够快速实现价值。
为了充分利用该平台，吉本斯建议真正了解贵机构的痛点。“一旦您了解流程的哪些部分已经过时，您就可以开始规划要去哪里。”从那里开始，机构可以配置系统并以给机构带来最大价值的方式推出它。
展望未来，吉本斯解释说，州和地方政府必须接受这些旨在满足其组织需求并提供持续利益的系统。手动系统不再会妨碍机构的效率。“现在是机构开始接受变革的时候了，这将使组织及其服务对象受益，无论是州、市、县还是地方市政当局，”他总结道。
联网的自动化支出管理解决方案使机构能够全面了解员工发起的支出及其整体财务状况。当州和地方机构掌握了整体情况后，他们可以确保遵守政府规定，实现支出的完全透明度，最大限度地提高纳税人的价值，并将更多资源重新用于公民服务。
有关如何创新州和地方政府的更多信息，可以在此处找到完整指南。